Individualsoftware vs. Standardsoftware im Vergleich

Individualsoftwareentwicklung

Jeder, der  schon einmal neue Software benötigte, musste sich zwangsläufig mit der Frage beschäftigen, ob eine Standardsoftware ausreichend ist oder er doch besser eine individuelle Software (Individualsoftware) programmieren lassen sollte.

Was genau unterscheidet die beiden Möglichkeiten, wo liegen Vorteile und wo Nachteile? Ich habe Merkmale und Eigenschaften zusammengefasst, um Ihnen eine Empfehlung für Ihre Entscheidung zu geben.

Was bedeutet Individualsoftware und was Standardsoftware?

Wie der Name schon deuten lässt, handelt es sich bei Standardsoftware um ein Massenprodukt (wie z.B. Word oder Excel von Microsoft), welches für eine große Menge an Kunden entwickelt wurde. Dementsprechend ist es (zumindest auf den ersten Blick) auch wesentlich kostengünstiger als die Programmierung einer maßgeschneiderten Software für  spezielle Bedürfnisse und Geschäftsabläufe. Die Standardsoftware kann man in der Regel online kaufen (oder mieten) und sich direkt selbst konfigurieren. Diese Software enthält Funktionen, die für einen Großteil von Kunden passend sind, allerdings wird sie nie alle Wünsche des Kunden abdecken, weil es – wie schon gesagt – eben für eine große Anzahl an Nutzern mit verschiedenen Anforderungen programmiert wurde. Um die Standardsoftware mit anderer vorhandener Software verbinden zu können, sind Schnittstellen nötig, die beide Systeme miteinander kommunizieren lassen. Solche Schnittstellen sind abhängig von der Software entweder schon vorhanden oder müssen separat eingekauft werden. Sinnvolle Möglichkeiten für den Einkauf von Standardsoftware sehe ich in der Abbildung von Prozessen, die für nahezu jedes Unternehmen gleich sind und dementsprechend eine hohe Wahrscheinlichkeit bieten, die eigenen Anforderungen gut abdecken zu können. Beispiele dafür sind die Buchhaltung, die Auftragsanlage und –abwicklung sowie ein strukturiertes Customer-Relationship-Management (CRM).

Die Individualsoftware wird – das lässt der Name ebenfalls erahnen – individuell für einen bestimmten Geschäftsprozess konzipiert und entwickelt. Das bedeutet, dass zu Anfang genau erarbeitet wird, welche Funktionen die Software abbilden und enthalten soll. Die Programmierung dauert natürlich etwas länger als das Herunterladen einer fertigen Standardsoftware aus dem Internet, dafür lässt diese sich den individuellen Unternehmensprozessen anpassen und bleibt auch weiterhin flexibel, selbst wenn sich Gegebenheiten ändern. Die Individualsoftware kann sich den Veränderungen in Ihren Geschäftsprozessen anpassen. Eine Anbindung zu weiterer im Unternehmen eingesetzter Software ist ohne großen Aufwand realisierbar. Die Kosten für das Projekt scheinen anfangs höher als beim Einkauf von Standardsoftware, allerdings fallen sie einmalig an und sind planbar. Man darf nicht vergessen, dass der Dienstleister von Standardsoftware bei jeder Veränderung, Anpassung oder Update erneut die Hand aufhält.

Der Einsatz von Individualsoftware empfiehlt besonders in den Fällen, in denen die Software Teil des Kerngeschäftes ist. Um sich von der Konkurrenz zu unterscheiden und in bestimmten Punkten außergewöhnlich stark zu sein, lohnt es sich, diese Stärken mithilfe einer eigens programmierten Software zu verdeutlichen.

Beispiele für maßgeschneiderte Lösungen sind:

– die Entwicklung einer Wissensdatenbank für einen Verlag

– die Programmierung einer Stellenbörse für eine bestimmte Branche

– die Errichtung eines Upload-Systems für eine Foto-Community

– die Implementierung eines Onlineshops für einen Modeschmuck-Großhändler

– die Programmierung einer Eventdatenbank speziell für Rentner in Deutschland

– das Erstellen einer Online-Community für einen Suchmaschinenbetreiber

Wo liegen die Stärken und Schwächen der beiden Varianten?

Zur besseren Übersicht habe ich einmal die jeweiligen Vor- und Nachteile gegenübergestellt:

 

Standardsoftware

Individualsoftware

Verfügbarkeit

sofort

abhängig vom Aufwand kann die Fertigstellung Wochen oder Monate dauern

Integration

aufwendig, weil Prozesse an die Software angepasst werden müssen

unkompliziert, da die Software an die Prozesse angepasst wird

Schnittstellen

abhängig von der Software, teilweise gegen Aufpreis möglich

jederzeit realisierbar

Anpassungen

abhängig von der Software, teilweise gegen Aufpreis möglich

jederzeit den Anforderungen entsprechend möglich

Schulung

intensive Schulung aller Mitarbeiter nötig, um Prozesse weiterhin einheitlich abbilden zu können

einmalige Vorstellung der neuen Software ausreichend, da intuitiv und den Anforderungen angepasst

Update/Release

abhängig von der Software, man hat nur sehr eingeschränkten Einfluss

wann und in welchem Umfang ein Update eingespielt werden soll, kann selbst bestimmt werden

Kosten

monatliche Lizenzkosten (abhängig von Mitarbeiterzahl und Größe des Umfangs) sowie Extrakosten für Customization, Anpassungen und Releases

einmalige Projektkosten sowie überschaubare Wartungs- oder Supportkosten

Welches Modell soll es nun sein?

Grundsätzlich lässt sich also sagen, dass eine maßgeschneiderte Lösung – wie so oft im Leben – die etwas kostenintensivere Variante darstellt und man das Rad nicht ständig neu erfinden muss. Es gibt eine große Auswahl an Anbietern von guter „Massensoftware“ und viele Prozesse (Bsp. die Lohnbuchhaltung oder das CRM) unterscheiden sich in den verschiedenen Unternehmen nicht sonderlich, sodass hier eine individuelle Softwareentwicklung, vor allem in Hinblick auf die Kosten, keinen entscheidenden Vorteil bieten würde.

Dieser Faktor Kosten rückt jedoch in den Hintergrund, sobald die Software den Kern der Geschäftstätigkeit und Wettbewerbsvorteile unterstützt oder ausmacht.

Die Vergangenheit hat gezeigt, dass erfolgreiche Unternehmen in der Regel auf die individuelle Programmierung ihrer Software gesetzt haben und sich damit einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen konnten. Neben der Optimierung von Zeit und Ressourcen  können sie das Produkt nicht nur explizit ihren Prozessen und Anforderungen anpassen, sondern bleiben weiterhin flexibel, indem die Software permanent gewartet und auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Sie haben Fragen oder benötigen Hilfe bei der Entscheidung für oder gegen die Entwicklung einer Individualsoftware? Zögern Sie nicht und sprechen Sie uns an!

Ansprechpartner: Ute Seelig oder Martin Stoll