Visualisierung
Dieses Diagramm zeigt unseren internen "mw-Standardprozess" aus der Vogelperspektive. Früher habe ich geglaubt, Unternehmensprozesse seien etwas Unnötiges Bürokratisches, etwas, das sich Konzerne leisten, um den Laden irgendwie im Griff zu behalten, das aber eigentlich nur viele Ressourcen verschwendet.
Ein Weg, der für uns funktioniert
Bei uns hat es damit angefangen, unsere laufenden Kundenprojekte zu vergleichen und in den unterschiedlichen Aspekten an die Vorgehensweise anzupassen, die sich jeweils besser bewährt hat. Diesen Ablauf haben wir durch die entsprechende Konfiguration unseres Ticketsystems über alle Projekte hinweg festgezurrt und parallel in einem Diagramm dokumentiert. Mit Hilfe dieser Werkzeuge optimieren wir unseren Standardprozess nun laufend.
Und auch wenn wir gemeinsam mit unseren Kunden Softwaresysteme konzipieren, schauen wir heute nicht mehr nur auf gute Datenstrukturen und Benutzeroberflächen, sondern maßgeblich auch auf die Prozesse: Was sind die wesentlichen Geschäftsabläufe und wie lassen sich diese optimal durch Individualsoftware unterstützen? Das Ziel der Softwareentwicklung muss natürlich sein, wiederkehrende, gleichförmige Aufgaben so automatisch wie möglich auszuführen.
Die eigenen Geschäftsprozesse zu analysieren, zu dokumentieren und zu optimieren, birgt unter anderem folgendes Potenzial:
Wichtig ist
Größere Effizienz: Dadurch, dass bestimmte Abläufe immer gleich bearbeitet werden, können Routinen etabliert werden, die weniger Nachdenken und weniger Entscheidungen erfordern und dadurch schneller durchgeführt werden können.
Höhere Qualität: Dadurch, dass Prozessschritte nach Vorgaben, wie z. B. Checklisten, durchgeführt werden, können keine Schritte vergessen werden und identifizierte Schwächen können gezielt und nachhaltig behoben werden. Eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung nach ISO 9001 ist bei Bedarf nur noch einen Steinwurf entfernt.
Leichtere Skalierbarkeit: Funktionierende Prozesse können auf mehr Personal übertragen, durch Software automatisiert und ggf. sogar per KI unterstützt werden.
Vereinfachte Compliance: Sind die Unternehmensprozesse bereits dokumentiert, ist es viel leichter, die erforderlichen DSGVO-Dokumentationen zu erstellen und zu pflegen.
Habt ihr eure Prozesse schon dokumentiert? Wie sind eure Erfahrungen?
Wenn ihr Interesse daran habt, unverbindlich gemeinsam mit mir auf eure Prozesse zu schauen und Potential für Automatisierung zu identifizieren, meldet euch gerne jetzt bei mir.