Wieso Individualsoftware für Geschäftsprozesse besser geeignet ist, als Standardsoftware

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in großen Konzernen schon sehr lange betrieben. Doch auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Digitalisierung nicht nur interessant, um Kosten zu sparen, sondern vor allem individuelle Software, also Software, die auf das Unternehmen zugeschnitten ist und nicht einfach kopiert werden kann, bietet die Möglichkeit, Mitbewerbern meilenweit voraus zu sein.

Je früher und je konsequenter die digitale Umstrukturierung verfolgt wird, desto größer wird der Vorsprung sein, der gegenüber den Mitbewerbern und dem Markt erreicht werden kann.

Oft nutzen KMUs die vermeintlich einfachere Lösung der Digitalisierung in Form von Standard-Software. Dies ist Software, die als sog. SaaS (Software-as-a-Service) meist für monatliche Gebühren angeboten wird. Diese Standard-Software ist gut für Standard-Aufgaben, wie z. B. übliche Verwaltungstätigkeiten, die Finanzbuchhaltung oder das Personalwesen, die in vielen Unternehmen sehr ähnlich sind.

Sicher haben auch Sie in der Vergangenheit sog. Standard-Software erworben und nutzen auch heute die ein oder andere Software. Mit hoher Wahrscheinlichkeit sind Sie zwar mit der Software zufrieden, haben sich aber auch an der ein oder anderen Stelle bereits gedacht: “Schade, dass die Software nicht noch x oder y kann!”.

Bei höchst individuellen Funktionen und Anforderungen, die nicht in jedem Unternehmen vorkommen, kann nur eine individuelle Softwarelösung wirklich alle Anforderungen abbilden.

Daher spielt bei einer tiefgehenden und wirklichen Geschäftsprozess-Digitalisierung die Individualsoftware eine wichtige Rolle. Die Individualsoftware, die ausschließlich für das betreffende Unternehmen und dessen Herausforderungen entwickelt wurde, nimmt so eine wichtige Sonderrolle ein. Die Unterschiede, die sich im Vergleich von Standardsoftware und Individualsoftware ergeben, sind die folgenden:

  • Kopierbarkeit
    • Prozesse, die auf Standardsoftware beruhen, können nicht effizienter, schneller oder besser gestaltet werden, als die Prozesse der Wettbewerber, die die gleiche Software verwenden.
    • Prozesse, die durch Individualsoftware abgebildet werden, sind i. d. R. einzigartig und nur in dem entsprechenden Unternehmen verwendet.
  • Anpassbarkeit
    • Das Anpassen von Standard-Software ist meist sehr aufwendig oder kostspielig, da sehr oft über Behelfslösungen gearbeitet werden muss.
    • Bei Individualsoftware kann schnell eine Erweiterung oder Anpassung erfolgen, da die Software von Beginn an dazu ausgerichtet ist erweiterbar zu sein.
  • Datenkontrolle
    • Daten, die der Standard-Software anvertraut werden, werden möglicherweise in fremden Formaten oder oft auch auf Servern gespeichert, die ausschließlich vom Anbieter der Standardsoftware kontrolliert werden, gespeichert.
    • Individuelle Software bietet auch bei der Datenspeicherung eine individuelle Handhabe an. Der Kunde entscheidet bereits vorab wo die Daten gespeichert werden sollen. Die Kontrolle liegt immer beim Kunden.
  • Abhängigkeit
    • Der Kunde ist bei Standardsoftware und SaaS-Lösungen immer vom Anbieter abhängig. Der Anbieter bestimmt Konditionen und Einschränkungen
    • Der Kunde einer Individualsoftware kann individuell entscheiden, wie die Software verwaltet, erweitert oder genutzt werden kann. Die höchstmögliche Entscheidungsfreiheit ist inhärent gegeben.

Fazit

Diese Gegenüberstellung zeigt sehr klar auf, wann eine individuelle Software wirklich interessant sein kann. Die Kern-Geschäftsprozesse, mit denen sich ein Unternehmen durch den Service und die Effizienz zum einen von Mitbewerbern unterscheiden aber insbesondere abheben kann, können durch eine geeignete Software, die genauestens zugeschnitten ist, automatisiert und digitalisiert werden. Die Software ermöglicht es dem Unternehmen, die volle Kontrolle zu behalten, die Nachahmung und das Kopieren deutlich zu erschweren, Effizienter zu sein und abgeleitet davon ein besseres Angebot für den Kunden darzustellen, denn Effizienz bedeutet oft Kostenersparnis und diese Ersparnis kann natürlich als zusätzlicher Gewinn bzw. eine höhere Marge verbucht oder an den Kunden weitergegeben werden.

Doch Vorsicht

Das entwickeln von maßgeschneiderter Software ist selbstverständlich kein Selbstläufer. Um Entwicklungsprozesse und Softwarearchitekturen zu entwickeln, die sich auch langfristig bewähren, sich an die sich verändernden Anforderungen anpassen und beliebig erweitern lassen, wird erfahrenes Personal benötigt. Die Suche nach einem erfahrenen Experten stellt bereits eine große Herausforderung dar. Die zweite Herausforderung ist es, diese Fachkraft auch entsprechend zu bezahlen. Gerade kleinere KMUs, die durchaus enorm von eigener Software profitieren können, müssen hier kürzer treten. 

Die Lösung

Dienstleister, die sich auf die komplexen Fragestellungen, die die Entwicklung einer individuellen Software mit sich bringen, spezialisiert haben, können auch für KMUs der Schlüssel zu der notwendigen Digitalisierung sein.

Ein Unternehmen, dass nachweislich auf Basis vieler, bereits durchgeführter, Projekte über die entsprechende Expertise verfügt, ist nachweislich der beste Weg.

Natürlich gibt es auch hier einige Dinge zu beachten, damit die angesprochenen Vorteile einer individuellen Software auch wirklich greifen. Die Softwareentwickler sollten bereits Erfahrung in der Erstellung von Individualsoftware haben und Referenzen aufzeigen können. Die entwickelte Software und deren Nutzungsrechte sollten nach der Entwicklung ausschließlich beim Auftraggeber liegen, sodass dieser die volle Entscheidungsgewalt hat. Es muss sichergestellt werden, dass das Dienstleistungsunternehmen alle Prozesse genauestens analysiert und versteht, sodass der maximale Nutzen mit der Software erzielt werden kann. Eine beliebige Erweiterung der Software muss jederzeit möglich sein, sodass auch der zukünftigen Entwicklung nichts im Wege steht.

Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, steht dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege.

Wenn Sie nun auch vor so einer Herausforderung stehen oder mehr über die Potentiale und den möglichen Nutzen einer Individualsoftware in Ihrem Unternehmen wünschen, freuen wir uns darauf mit Ihnen über Ihr eigenes Projekt zu sprechen.

Ansprechpartner: Martin Stoll

(Foto von MadFishDigital unter CC BY 2.0)

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